U bevindt zich in de sectie van de Creutz & Partners-website voor klokkenluidermeldingen. Een klokkenluider (ook “melder” genoemd) is een persoon die inbreuken waarneemt en deze inbreuken meldt. Klokkenluiders kunnen helpen om wantoestanden op te sporen en aan te pakken. De wet voorziet een bescherming voor personen die te goeder trouw een inbreuk melden.
De klokkenluidersprocedure dient niet om een klacht in te dienen als klant, contact op te nemen met Creutz & Partners of om een persoonlijk conflict met Creutz & Partners of een medecontractant van Creutz & Partners te signaleren.
1. Wat kan worden gemeld?
De melder kan alle inbreuken op nationaal recht en/of het recht van de Europese Unie melden, dat wil zeggen handelingen of nalatigheden die:
onrechtmatig zijn; of
indruisen tegen het doel of de strekking van de bepalingen van het nationale recht of van het rechtstreeks toepasselijke EU-recht.
2. Wie kan melden?
Iedere persoon, die in een werkgerelateerde context (huidige, vorige of toekomstige arbeidsrelatie) feitelijke of mogelijke inbreuken waarneemt, kan dit melden, bv. werknemers, zelfstandige medewerkers, aandeelhouders, personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van Creutz & Partners, vrijwilligers, stagiairs of personen die werken onder leiding van aannemers en leveranciers.
3. Interne melding
Creutz & Partners moet interne meldingskanalen en -procedures aanbieden en zorgen voor de uitvoering van passende opvolgingsmaatregelen.
Personen die wetsovertredingen willen melden, wordt aangeraden om de interne melding de voorkeur te geven voordat zij een externe melding doen, tenzij een interne melding voor hen nadelig zou kunnen zijn.
3.1. Meldingskanalen
Creutz & Partners heeft de volgende interne meldingskanalen ingesteld:
via het meldingsformulier voor klokkenluiders op deze website;
Schriftelijke melding op papier: te richten aan Creutz & Partners The Art of Asset Management S.A., Raad van Toezicht, Vertrouwelijk – 18, Duarrefstrooss, L-9944 Beiler
3.2. Kan u anoniem melden?
De meldingen van inbreuken kunnen, indien van de klokkenluider gewenst, volledig anoniem gebeuren. Wanneer de melder geen contactgegevens achterlaat, kan Creutz & Partners deze persoon evenwel niet contacteren voor verdere informatie, toelichting of feedback.
3.3. Opvolging en behandeling van de melding door Creutz & Partners
Creutz & Partners zendt onverwijld, en in ieder geval binnen 7 dagen na ontvangst van de melding een bevestiging van ontvangst via de contactgegevens die de melder heeft achtergelaten.
Creutz & Partners geeft zorgvuldig opvolging aan de meldingen, gaat de juistheid van de in de melding gedane beweringen na en pakt de inbreuk zo nodig aan, bv. door het opleggen van maatregelen.
Na afloop van de procedure, maar uiterlijk binnen drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging, verstrekt Creutz & Partners de melder feedback over zijn melding.
3.4. Welke bescherming geniet een klokkenluider?
Elke vorm van represailles tegen de melder, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles, is verboden.
Melders komen voor bescherming tegen elke vorm van represailles in aanmerking mits:
zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de wet viel; en
zij intern (via meldingskanalen van Creutz & Partners) of extern (via meldingskanalen van de bevoegde autoriteit) informatie meldden, of informatie (ten gevolge van een interne of externe melding die geen resultaat heeft opgeleverd) openbaar maakten.
De melder verliest het voordeel van de bescherming niet op enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden.
Facilitators (personen die melders bijstaan in het meldingsproces en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn) en derden die verbonden zijn met melders komen in aanmerking voor dezelfde bescherming.
3.5. Welke geheimhoudingsregels gelden?
Creutz & Partners waarborgt de geheimhouding van de melder en van elke in melding genoemde derde.
Hiervan kan enkel worden afgeweken indien de melder ermee instemt dat zijn of haar identiteit wordt onthult of indien Creutz & Partners daartoe wettelijk verplicht is. Bovendien zal Creutz & Partners, indien zij de identiteit van de melder of een derde op grond van een wettelijke verplichting moet onthullen, de melder voorafgaand aan deze onthulling hierover inlichten, tenzij die kennisgeving de gerelateerde onderzoeken of gerechtelijke procedures in gevaar zou brengen.
3.6. Verwerking van persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
De volgende persoonsgegevens kunnen worden verzameld en verwerkt:
Naam en voornaam;
Adres, e-mailadres, telefoonnummer;
Alle andere persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt.
Wat is de rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking?
Om te voldoen aan de verplichtingen voorzien bij de wet van 16 mei 2023, met name met betrekking tot de behandeling van meldingen, kan Creutz & Partners zich genoodzaakt zien om persoonsgegevens te verwerken. In die zin berust de gegevensverwerking op de uitvoering van wettelijke verplichtingen overeenkomstig artikel 6, lid 1, c) AVG.
Wie ontvangt mijn gegevens?
Alleen de medewerkers van Creutz & Partners die bevoegd zijn voor de behandeling van de melding hebben toegang tot uw persoonsgegevens.
Wanneer er sprake is van een wettelijke of regelgevende verplichting kunnen de gegevens eveneens aan overheidsorganen en -instellingen worden doorgegeven.
Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
Persoonsgegevens die voor de behandeling van een specifieke melding duidelijk niet relevant zijn, worden niet verzameld of, indien ze per ongeluk worden verzameld, onmiddellijk verwijderd.
De persoonsgegevens die via een melding worden ontvangen, worden onmiddellijk verwijderd na de definitieve afhandeling van de melding.
4. Externe melding
Personen die inbreuken willen melden, kunnen een externe melding indienen bij autoriteiten die bevoegd zijn voor het ontvangen van meldingen, nadat zij eerst een melding hebben gedaan via interne meldingskanalen dan wel door rechtstreekse melding via de externe meldingskanalen.
Naast de Commission de Surveillance du Secteur Financier (“CSSF”), die bevoegd is voor de behandeling van meldingen over inbreuken op regelgeving in de financiële sector, zijn in Luxemburg in het kader van hun respectieve bevoegdheidsgebieden onder meer de volgende instanties verantwoordelijk voor het ontvangen en opvolgen van meldingen:
de “Autorité de la concurrence”;
de “Inspection du travail et des mines (ITM)”;
de “Commission nationale pour la protection des données (CNPD)”;
de “Centre pour l’égalité de traitement (CET)”;
de “Administration des contributions directes (ACD)”.
Iedereen kan contact opnemen met het meldpunt voor klokkenluiders (https://mj.gouvernement.lu/en/dossiers/2023/lanceurs-d-alerte.html) om, afhankelijk van de aard van de melding, algemene informatie te verkrijgen over de bevoegde autoriteit.
5. Openbaarmaking
Een klokkenluider die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor bescherming uit hoofde van de wet van 16 mei 2023 indien is voldaan aan een van de volgende voorwaarden:
de persoon deed eerst een interne en externe melding, of meteen een externe melding, maar er zijn naar aanleiding van die melding geen passende maatregelen genomen binnen 3 maanden; of
de persoon heeft gegronde redenen om aan te nemen dat:
de inbreuk kan een dreigend of reëel gevaar zijn voor het algemeen belang, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een noodsituatie of een risico op onherstelbare schade, of
er bestaat een risico op represailles bij externe meldingen, of het is niet waarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd, of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of met iemand die bij de inbreuk is betrokken.